FAQ
DÚVIDAS FREQUENTES
O que a REGRHAN faz?
A REGRHAN é uma empresa especializada em assessoria empresarial e gestão & validação documental com ênfase em segurança do trabalho, legislação trabalhista e previdenciária, que oferece soluções e ferramentas tecnológicas aos nossos clientes, garantindo:
- Maior produtividade;
- Otimizando tempo;
- Reduzindo custos;
- Obedecendo os cumprimentos legais, normativos e contratuais.
Posso contratar somente o software, sem o serviço de validação documental?
Sim, o cliente tem total autonomia para contratar somente o software e módulos conforme sua necessidade. Veja os exemplos abaixo:
Situação – A
Com esta opção, a empresa contratada gerencia o aplicativo e define todos os documentos que deseja solicitar de seus subcontratados.
Situação – B
Com esta opção, é o subcontratado que tem a função de gerente e gerencia o aplicativo.
Situação – C
Com esta opção, a equipe REGRHAN gerencia todo projeto criando um relacionamento entre Empresa Principal Contratada, Subcontratadas e terceiras, criando um fluxo de Gestão documental entre todos.
Posso configurar e acessar o sistema de gestão documental de qualquer lugar?
Sim, o software foi desenvolvido com tecnologia “Cloud” e pode ser acessado de qualquer local ou dispositivo, com conexão à internet. As informações estarão disponíveis em tempo real 24×7.
Quem insere as informações e documentação no sistema REGRHAN?
A parametrização inicial é gerenciada pelo cliente contratante que acompanhará todo o reporte e postagem documental como usuário “GESTOR”.
E cada empresa subcontratada/terceira será responsável pelo upload da documentação necessária para sua prestação de serviço.
De qualquer forma, seja qual for sua necessidade, podemos adaptá-la conforme sua realidade de gestão.
Todos os usuários têm a mesma permissão de acesso à plataforma?
NÃO. Os perfis de usuários e permissões de ações e visualizações serão configurados de acordo com as autorizações estipuladas pelo cliente.
Podemos criar infinitos perfis de usuários, considerando sua área de responsabilidade, departamento e ações que envolvem sua atuação no sistema.
Quem pode validar os documentos postados na plataforma?
Pode ser o cliente contratante apenas do software, ou pode ser a EQUIPE REGRHAN com seus profissionais treinados e qualificados para realizar as análises.
Contamos com profissionais especializados em realizar análise e validação documental, focados em checar se os documentos apresentados atendem critérios mínimos exigidos pelo órgão emissor de tal documento, garantido que o processo de digitalização seja realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e confidencialidade do documento digital.
Quais documentos podem ser controlados e gerenciados?
O contratante tem total liberdade para parametrizar e controlar todos os documentos que deseja. Também pode definir a periodicidade de controle de cada documento e sua aplicabilidade.
O software nos auxilia a “notificar” com antecedência cada usuário, quanto ao vencimento de cada documento, para que seja atualizado antes de seu vencimento. A negligência nesta atualização, poderá acarretar em sanções previamente estabelecidas pelo cliente.
Como ocorre a interação junto à subcontratada quando um documento precisa ser enviado?
A gestão documental é subdivida em três esferas:
EMPRESA: documentos ligados ao CNPJ da empresa. Exemplo: certidões, programas ocupacionais, recolhimentos de impostos, folhas de pagamento e outros.
TRABALHADORES: documentos ligados aos colaboradores. Exemplo: vínculo empregatício, ASO, treinamentos e orientações pessoais.
MÁQUINAS: documentos ligados a veículos, máquinas e equipamentos. Exemplo: CRLV, notas fiscais, planos de manutenções, checklists e outros.
A mesma documentação é aplicada para todos os grupos igualmente?
NÃO! Com nossa tecnologia, podemos aplicar demandas especiais para cada situação, escopo de serviço ou atividade. Exemplo:
EMPRESA: Licença Polícia Federal para empresas de vigilância patrimonial;
TRABALHADOR: NR35 para trabalhos em altura;
MÁQUINA: Laudo de capacidade de carga para alguns equipamentos de içamento.
O SISTEMA REGRHAN é um serviço apenas de armazenamento de documentos?
NÃO! Somos uma empresa de assessoria, gestão e validação documental.
Dentro de nossos produtos e serviços, oferecemos suporte, consultoria e armazenamento de documentos.
Nossa plataforma, além de armazenar os documentos por empresa, trabalhadores e máquinas, também controla as periodicidades dos arquivos, histórico e interação de “validação” que possibilita dizer para os usuários se os documentos estão “validados” ou “rejeitados” atendendo critérios mínimos de validação para cada documento.
Autorização e controle de acesso, o que quer dizer?
Permita o acesso apenas de pessoal previamente cadastrado e autorizado às suas frentes de trabalho, caso tenham apresentado a documentação mínima exigida para garantir a Segurança do trabalhador em seu empreendimento.
A plataforma de gestão documental é conectada com o APP de controle de acesso, que será instalada na portaria do seu projeto. E ao escanear o crachá de identificação do trabalhador, o APP vai AUTORIZAR ou NEGAR o acesso, mediante à consulta de status documental junto ao sistema.
Caso o trabalhador apresente alguma pendência na documentação mínima exigida, não poderá acessar o projeto com pendência. Garantindo assim, a segurança de todos os envolvidos neste processo.
Como realizo os registros de entrada e saída dos trabalhadores aos centros de trabalho?
Com o nosso APP desenvolvido para smartphones de sistema operacional Android.
Basta instalar o APP em seu aparelho, logar com dados do usuário/projeto, ajustar as configurações e já sair usando. Simples e Fácil! Com o APP você pode:
- Realizar as leituras dos crachás com QR Code com muita agilidade;
- A sincronização é automática com a plataforma documental;
- Você pode consultar status documental dos colaboradores pelo aplicativo;
- Caso tenha permissão, poderá descarregar os documentos validados na base de dados em seu próprio aparelho;
- Pode utilizar do APP para realizar auditorias em campo;
- É possível saber à que horas o trabalhador acessou à planta;
- Consegue identificar quais trabalhadores estão dentro do centro de trabalho;
- Pode operar off-line caso tenha restrição com sinal de internet;
Quais são os diferenciais dos serviços e produtos REGRHAN?
Nossa cultura é ser parceiro de nossos clientes, para que juntos, possamos atingir os objetivos. Com isso, temos total flexibilidade na definição de fluxos de trabalho e processos.
Nossa plataforma é altamente intuitiva e possibilita aos usuários uma experiência segura e ágil no manuseio.
Também podemos configurar as necessidades de controle documental, conforme necessidade de cada cliente.
Nossa tecnologia possui várias facilidades na postagem documental, download e upload de arquivos, facilitando nossa rotina do dia-a-dia.
Possibilita extrair relatórios em excel com os documentos anexados à planilha do sistema;
APP de controle de acesso, que pode ser instalado a smartphones Android, com melhor custo-benefício aos clientes.